KIELER FENSTER x zertmail.

Vertrauliche Kommunikation gehört in der Sozialpsychiatrie zum Alltag. Sei es bei der Abstimmung mit Kommunen als Kostenträger:innen, im Austausch mit Fachstellen und Behörden oder im direkten Kontakt mit Ärzt:innen, Patient:innen und Angehörigen. Das KIELER FENSTER e.V. suchte daher nach einer Lösung, um sensible Inhalte DSGVO-konform per E-Mail zu übermitteln und den Faxversand endgültig abzulösen.

Das KIELER FENSTER begleitet seit über 45 Jahren Menschen mit psychischen Erkrankungen in Kiel. Rund 210 hauptamtliche und etwa 70 ehrenamtliche Mitarbeiter:innen betreuen jährlich rund 2.500 Klient:innen in 16 Abteilungen, die dezentral über das gesamte Kieler Stadtgebiet verteilt sind. Bei dieser Arbeit entstehen täglich hochsensible Gesundheitsdaten.

Im Zuge der Evaluierung zeigte sich rasch, woran vergleichbare Lösungen im Sozial- und Gesundheitsbereich scheitern: Klassische S/MIME-Verschlüsselung funktioniert nur, wenn beide Seiten über ein gültiges Zertifikat verfügen. Bei Kommunen und Kostenträger:innen ist das häufig gegeben, bei Patient:innen jedoch praktisch nie. Eine Lösung, die nur einen Teil der Kommunikation absichert, kam für das KIELER FENSTER nicht in Frage.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Organisationen laut Artikel 32 dazu, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, insbesondere bei der Übermittlung sensibler Inhalte über offene Netzwerke wie das Internet. Für Gesundheitsdaten im Sinne von Artikel 9 DSGVO gilt ein besonders strenger Maßstab. Das Fax, jahrzehntelang der Standardweg für sensible Unterlagen, wird diesem Anspruch heute nicht mehr gerecht. In der Praxis werden Faxe überwiegend unverschlüsselt über Internetstrecken übertragen.

Mit zertmail. steht dem KIELER FENSTER nun eine Lösung zur Verfügung, die sowohl Inbound- als auch Outbound-Security abdeckt. Entscheidend war dabei ein Punkt, der zertmail. von anderen Anbieter:innen unterscheidet: Neben dem S/MIME-Standard kommt die Spontanverschlüsselung zum Einsatz. Empfänger:innen mit eigenem Zertifikat erhalten eine klassisch verschlüsselte S/MIME-Nachricht, alle anderen eine passwortgeschützte, gesichert zugestellte E-Mail.
Kurz: verschlüsselte Kommunikation mit allen, auch mit jenen, die selbst kein Zertifikat besitzen.

Besonders praktisch ist das im dezentralen Betrieb des KIELER FENSTER. Das automatische Zertifikatsmanagement übernimmt Ausstellung, Verteilung und jährliche Erneuerung der S/MIME-Zertifikate im Hintergrund und manuelles Nacharbeiten entfällt. Dasselbe Zertifikat funktioniert dabei mit allen Endgeräten. Das ist für ein Haus mit drei Regionalteams im betreuten Wohnen, aufsuchender Arbeit und der mobilen Frühförderung entscheidend: Mitarbeitende, die bei Klient:innen zu Hause oder zwischen den Standorten unterwegs sind, arbeiten am Mobilgerät mit demselben Schutzniveau wie am Computer.

Für die Einführung war dem KIELER FENSTER wichtig, dass das Thema verständlich bleibt. Sicherheitsfragen wurden nicht in Fachbegriffen erklärt, sondern anhand der konkreten Abläufe im Haus. Die technische Umsetzung erfolgte innerhalb kurzer Zeit und ohne Umstellung der Arbeitsweise. Vertrauliche Nachrichten lassen sich mit einem Klick verschlüsseln, die digitale Signatur wird bei jedem ausgehenden E-Mail automatisch ergänzt.

Ein zusätzlicher Effekt zeigte sich unmittelbar nach der Einführung: Der in zertmail. integrierte Anti-Spam- und Anti-Malware-Schutz filtert eingehende Nachrichten mehrstufig, bevor sie im Postfach landen. Dadurch kommen deutlich weniger Massenmails an, was wiederum weniger Zeit für Sichtung und Sortierung und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit mit den Menschen bedeutet.