Digital statt analog: Sichere E-Mail-Verschlüsselung als moderne Faxalternative

Jahrelang galt das Faxgerät als unverzichtbares Kommunikationsmittel. Doch mit dem gesetzlichen Faxverbot für personenbezogenen Gesundheitsdaten rückt nun die Frage in den Fokus: Wie gelingt der Umstieg zu einer Fax-Alternative für eine sichere digitale Kommunikation – ohne Sicherheitslücken, aber mit maximaler Benutzerfreundlichkeit?

Warum das Fax ausgedient hat – und was jetzt kommt
Das Faxgerät war über Jahrzehnte hinweg ein gängiges Medium der Kommunikation in Arztpraxen, Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen. Schnell, unkompliziert, rechtlich anerkannt – so galt das Fax lange als unverzichtbares Kommunikationsmittel im Gesundheitswesen. Inzwischen hat sich das geändert. In Österreich ist der Faxversand personenbezogener Gesundheitsdaten seit dem 1. Januar 2025 aufgrund der Novelle des österreichischen Gesundheitstelematikgesetzes nicht mehr zulässig. Der Gesetzgeber setzt damit ein deutliches Zeichen: Für den Austausch sensibler Informationen braucht es sichere, digitale Lösungen – eine Fax-Alternative, die heutigen Datenschutz- und Effizienzstandards gerecht wird.

Die Herausforderungen der Faxablöse
Die Einführung einer digitalen Fax-Alternative ist für viele Einrichtungen mit Schwierigkeiten verbunden:

• Fehlende digitale Infrastruktur: Besonders kleinere Praxen oder Pflegeeinrichtungen arbeiten oft noch mit papierbasierten Abläufen und besitzen keine durchgängig digitalisierten Kommunikationssysteme. Der Mangel an geeigneter Hard- und Software sowie an IT-Know-how macht den Einstieg in eine sichere digitale Kommunikation anspruchsvoller, aber nicht unmöglich.
• Sicherheitsbedenken: Die Idee, einfach auf E-Mail umzusteigen, liegt nahe – doch klassische E-Mails bieten keinen ausreichenden Schutz für sensible Gesundheitsdaten. Sie sind leicht manipulierbar und erfüllen ohne Verschlüsselung nicht die Anforderungen der DSGVO. Wer sich für eine E-Mail-basierte Fax-Alternative entscheidet, braucht also eine Lösung, die auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzt.
• Organisatorische Umstellung: Eingespielte Prozesse rund um das Fax müssen komplett neu gedacht und gestaltet werden. Dazu gehört nicht nur der technische Austausch des Mediums, sondern auch die Anpassung von Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und Dokumentationspflichten.
• Schulung & Akzeptanz: Der Erfolg der Umstellung auf eine Fax-Alternative steht und fällt mit den Menschen, die das System bedienen. Mitarbeitende müssen im sicheren Umgang mit digitalen Kommunikationsmitteln oftmals geschult werden. Es ist wichtig, dass die Lösung intuitiv bedienbar ist und gleichzeitig braucht es Akzeptanz und Vertrauen in die neue Technik, um alte Gewohnheiten aufzugeben und neue Tools effizient zu nutzen.

Der Abschied vom Fax ist also nicht nur eine technische Frage, sondern betrifft die gesamte Organisationsstruktur und gewohnte Arbeitsabläufe.

Wer jetzt auf digitale Lösungen als Fax-Alternative setzen sollte:
Die Faxablöse betrifft keineswegs nur große Kliniken oder medizinische Labore – vielmehr sind nahezu alle Bereiche im Gesundheits- und Sozialwesen zur Umstellung auf eine digitale Fax-Alternative verpflichtet:

• Allgemeinmediziner:innen & Fachärzt:innen
• Krankenhäuser und Ambulanzen
• Pflegeeinrichtungen und mobile Pflegedienste
• Therapeut:innen (z. B. Physiotherapie, Psychotherapie)
• Apotheken und Sanittätshäuser
• Gesundheitsbehörden und Krankenkassen

Wo sensible personenbezogene Daten ausgetauscht werden, muss auch der Kommunikationsweg den aktuellen Datenschutzanforderungen entsprechen.

So gelingt der Umstieg auf eine digitale Fax-Alternative

1. Bestehende Kommunikationsprozesse analysieren
Beginnen Sie mit einer detaillierten Analyse Ihrer aktuellen Kommunikationsprozesse. Erfassen Sie, in welchen Bereichen Faxgeräte noch eingesetzt werden, welche internen Abteilungen und externen Partner:innen involviert sind und welche Arten von Dokumenten über Fax versendet werden. Eine genaue Analyse schafft die Grundlage für eine strukturierte Umstellung.

2. Die passende Fax-Alternative wählen
Gesundheitseinrichtungen, Ordinationen und Klinken unterscheiden sich in ihren individuellen Anforderungen hinsichtlich der Kommunikation. Während kleine Praxen auf den einfachen, verschlüsselten E-Mail-Versand setzen können, sollten größere Organisationen zusätzlich umfassende integrierte Kommunikationssysteme einführen. Wichtig ist: Eine gute Fax-Alternative sollte zur vorhandenen Infrastruktur passen, wenig Schulungsaufwand verursachen und sich problemlos in bestehende Prozesse einfügen.

3. E-Mail-Verschlüsselung mit zertmail. als sichere Fax-Alternative
zertmail. bietet hier eine flexible und gleichzeitig sichere Möglichkeit, die Kommunikation schnell und rechtssicher zu digitalisieren. Die Verschlüsselungstechnologie von zertmail. basiert auf S/MIME-Zertifikaten und ermöglicht eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Ihre E-Mail-Kommunikation. Dank der nahtlosen Integration in bestehende E-Mail-Programme wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird ist keine zusätzliche Software erforderlich. Auch Empfänger:innen ohne zertmail-Account können verschlüsselte Nachrichten sicher abrufen.

4. Einfach umsteigen, digital und sicher kommunizieren
Die Umstellung auf zertmail. gestaltet sich schnell, unkompliziert und benutzerfreundlich. Nach einer einmaligen Einrichtung können Mitarbeitende sofort verschlüsselte und signierte E-Mails versenden, ohne ihre gewohnten Arbeitsabläufe zu ändern. Die intuitive Bedienung sorgt dafür, dass sich das Team rasch mit dem neuen System vertraut macht. Gleichzeitig werden die Mitarbeitenden für die Bedeutung von Datenschutz und IT-Sicherheit sensibilisiert, wodurch ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen gefördert wird. Mit zertmail. gelingt der Übergang zur sicheren digitalen Kommunikation effizient und ohne großen Schulungsaufwand.

Fazit: Jetzt auf zertmail. als Fax-Alternative umsteigen und sicher kommunizieren
Die Faxablöse ist keine ferne Vision, sondern bereits Realität. Einrichtungen, die jetzt handeln, gewinnen nicht nur an Rechtssicherheit, sondern auch an Effizienz, Transparenz und Vertrauen.

Mit zertmail. als digitale Faxalternative gestalten Sie Ihre Kommunikation nicht nur zukunftssicher, sondern auch maximal datenschutzkonform.