E-Mail-Verschlüsselung in Outlook: So verschlüsseln Sie E-Mails & Anhänge

E-Mails sind das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation – doch ohne Verschlüsselung sind sie ein leichtes Ziel für Cyberangriffe. Unternehmen, öffentliche Stellen und das Gesundheitswesen stehen vor der Herausforderung, sensible Daten sicher zu übertragen. Die DSGVO, die NIS-2-Richtlinie sowie das Gesundheitstelematikgesetz verlangen von Unternehmen und Organisationen, (u.a. personenbezogene) Daten besonders zu schützen.

Wer muss E-Mails verschlüsseln?

• Unternehmen im Gesundheitswesen: Patient:innendaten dürfen keinesfalls unverschlüsselt versendet werden.
• Ärzt:innen: Medizinische Korrespondenz enthält vertrauliche Patient:inneninformationen und muss geschützt werden.
• HR-Abteilungen: Personalakten und Bewerber:innen-Daten enthalten hochsensible Informationen.
• Rechtsanwält:innen und Steuerberater:innen: Mandant:innendaten erfordern maximale Sicherheit.
• IT- und Finanzabteilungen: Verträge, Bankinformationen und Passwörter dürfen nicht in falsche Hände geraten.

Hier kommt die E-Mail-Verschlüsselung in Outlook ins Spiel – eine einfache, aber effektive Lösung für den sicheren Nachrichtenaustausch.

Möglichkeiten zur E-Mail-Verschlüsselung in Outlook

1. Office 365 Message Encryption (OME)

Microsoft bietet mit Office 365 Message Encryption (OME) eine Lösung zur Verschlüsselung von E-Mails an. Diese eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits Office 365 nutzen und eine integrierte, benutzerfreundliche Verschlüsselungslösung benötigen. So funktioniert OME:

• E-Mails werden direkt über die Microsoft-Server verschlüsselt.
• Empfänger:innen müssen sich authentifizieren, z. B. mit einem Microsoft-Konto oder einem Einmalpasswort.
• Absender:innen können einschränken, was Empfänger:innen mit der E-Mail tun dürfen (z. B. kein Weiterleiten oder Kopieren).

Vorteile:

• Keine zusätzlichen Zertifikate erforderlich.
• Einfach in Office 365 integriert.
• Steuerbare Zugriffsrechte für Empfänger:innen.

Nachteile:

• Keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, da Microsoft theoretisch Zugriff auf die E-Mail-Inhalte hat.
• Funktioniert am besten innerhalb des Microsoft-Ökosystems; Empfänger:innen ohne Microsoft-Konto müssen sich über Umwege authentifizieren.
• Kein internationaler Standard.
• Abhängigkeit vom Hersteller (Microsoft)

2. S/MIME Verschlüsselung mit zertmail.

Die sicherste Methode zur Verschlüsselung von E-Mails in Outlook ist die S/MIME-Verschlüsselung, die eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ermöglicht. Hierbei nutzt zertmail. die bewährte asymmetrische Verschlüsselung:

• Der:die Absender:in verschlüsselt die Nachricht mit dem öffentlichen Schlüssel des:der Empfänger:in.
• Nur der:die Empfänger:in kann die Nachricht mit dem privaten Schlüssel entschlüsseln.

zertmail. bietet eine vollständige Lösung für S/MIME-Verschlüsselung:

• Digitale Signaturen: E-Mails können mit einer rechtsgültigen Signatur versehen werden, um die Authentizität zu gewährleisten.
• Automatische oder fallweise Verschlüsselung: Unternehmen können entscheiden, ob alle E-Mails standardmäßig verschlüsselt werden oder nur bestimmte Nachrichten.
• Einfache Implementierung: zertmail. wird einmalig mit der IT-Abteilung oder dem zuständigen Netzwerk-Administrator eingerichtet. Die Einrichtung dauert nicht lange und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter:innen die Verschlüsselung nutzen können.

Vorteile:

• Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ohne Zugriff durch Drittanbieter.
• Digitale Signatur zur Sicherstellung der Authentizität.
• Flexible Anwendung: Automatische Verschlüsselung oder fallweise über das zertmail.-Outlook-Plugin.
• Funktioniert mit allen E-Mail-Clients, die S/MIME unterstützen.

Nachteile:

• Erfordert eine einmalige Einrichtung mit einem S/MIME-Zertifikat.
• Sender:in und Empfänger:in benötigen ein gültiges Zertifikat.

Vergleich: Office 365 Message Encryption (OME) vs. S/MIME mit zertmail.

Warum ist S/MIME Verschlüsselung mit zertmail. die bessere Wahl? 

• Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Microsoft kann E-Mails nicht entschlüsseln.
• Kompatibel mit verschiedenen Clients: Funktioniert nicht nur in Outlook, sondern auch in anderen E-Mail-Programmen.
• Schutz vor Manipulation: Digitale Signaturen garantieren Authentizität und Integrität.
• Einfache Einrichtung mit der IT-Abteilung: Die Implementierung erfolgt einmalig und sorgt für langfristige Sicherheit.

Fazit: Die richtige Lösung für Ihre E-Mail-Sicherheit

Ob HR-Abteilungen, Finanzunternehmen oder das Gesundheitswesen – E-Mail-Verschlüsselung in Outlook ist entscheidend, um sensible Daten zu schützen. Die Wahl der richtigen Methode hängt von den individuellen Anforderungen ab:

• Office 365 Message Encryption (OME) ist eine einfache Lösung für Unternehmen, die sich im Microsoft-Ökosystem bewegen. Sie bietet jedoch keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• S/MIME mit zertmail. ist die sicherste Lösung, da sie echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, digitale Signaturen und maximale Kontrolle über die Daten bietet.
• zertmail. unterstützt Unternehmen bei der Implementierung gemeinsam mit ihrer IT-Abteilung, sodass die Verschlüsselung schnell und einfach in den Arbeitsalltag integriert werden kann.

Möchten Sie Ihre E-Mails einfach und sicher verschlüsseln? Jetzt Angebot anfordern und mit zertmail. schnell & einfach E-Mails und Anhänge verschlüsseln.