E-Mail-Verschlüsselung mit S/MIME: Der Standard für mehr Datenschutz

Unverschlüsselte E-Mails sind wie Postkarten – jeder, der sie unterwegs abfängt, kann mitlesen. Trotzdem werden tagtäglich vertrauliche Informationen ungeschützt versendet. Dabei gibt es längst sichere und bewährte Methoden wie S/MIME, um E-Mails zuverlässig zu verschlüsseln und digital zu signieren. Die bewährte Verschlüsselungstechnologie S/MIME schützt E-Mails, gewährleistet ihre Authentizität und verhindert Manipulationen. Doch wie genau funktioniert S/MIME, und welche Möglichkeiten bietet diese Verschlüsselung in der Praxis?

Was ist S/MIME?

S/MIME steht für Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions und ist ein seit über 30 Jahren weltweit anerkannter Standard zur E-Mail-Verschlüsselung und digitalen Signatur. Ziel ist es, dass nur der vorgesehene Empfänger eine Nachricht lesen kann – und sicher sein darf, dass sie vom angegebenen Absender stammt und auf dem Weg nicht verändert wurde. Diese Technologie bildet auch die Grundlage von zertmail. – dem E-Mail-Verschlüsselungsdienst für Unternehmen, die Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit vereinen wollen. Wie funktioniert S/MIME? S/MIME basiert auf asymmetrischer Kryptographie und verwendet ein Schlüsselpaar:

• Öffentlicher Schlüssel: Wird weitergegeben, um Nachrichten zu verschlüsseln.
• Privater Schlüssel: Bleibt geheim und wird zum Entschlüsseln und Signieren genutzt.

S/MIME wird von den meisten modernen E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook, Apple Mail und Thunderbird unterstützt.

Der Ablauf in drei Schritten: 

1. Die E-Mail wird mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt.
2. Der Empfänger entschlüsselt sie mit seinem privaten Schlüssel.
3. Optional: Der Absender signiert die E-Mail mit seinem privaten Schlüssel – so lässt sich die Echtheit bestätigen.

Warum ist S/MIME sicher? 

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nur Sender und Empfänger können die Inhalte lesen.
• Integrität: Manipulationen an der Nachricht werden zuverlässig erkannt.
• Authentizität: Digitale Signaturen sorgen für klare Absenderverifizierung
• Bewährt: S/MIME ist seit Jahren als Industriestandard etabliert, weltweit erprobt und kompatibel mit gängigen Mail-Programmen.

S/MIME & Outlook: Ein starkes Duo

Viele Mail-Programme wie Microsoft Outlook unterstützen S/MIME bereits standardmäßig. Damit lassen sich E-Mails einfach verschlüsseln – sofern ein gültiges S/MIME-Zertifikat vorliegt. Eine Anleitung zur Verschlüsselung in Outlook finden Sie in diesem Beitrag. zertmail. setzt auf S/MIME, bietet aber zusätzlich eine benutzerfreundliche Oberfläche via Plugin, zentrale Zertifikatsverwaltung und moderne Integrationen für die tägliche Anwendung – besonders auch für externe Kommunikation mit Empfänger:innen ohne eigenes Zertifikat.

Wer muss in Österreich E-Mails verschlüsseln? 

Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ist klar: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss technische Maßnahmen zum Schutz treffen – dazu zählt auch die E-Mail-Verschlüsselung. Betroffen sind u. a.:

• Gesundheitseinrichtungen
• Rechtsanwält:innen, Notar:innen, Steuerberater:innen
• Versicherungs- & Immobilienmakler:innen
• Finanz- und Einkaufsabteilungen 
• HR-Abteilungen und Personalverantwortliche
• Vertrieb, Kundenservice und Marketing mit Zugriff auf Kundendaten
• IT-Administratoren und Support

Auch die neue EU-Richtlinie NIS-2, die erhöhte Sicherheitsstandards für kritische Infrastrukturen vorschreibt, verpflichtet betroffene Organisationen zur sicheren Kommunikation – inklusive verschlüsselter E-Mails. Mit zertmail. erfüllen Sie nicht nur die Anforderungen der DSGVO, sondern sind auch bestens auf die kommenden Vorgaben durch NIS-2 vorbereitet.

Was ist beim Einsatz von S/MIME zu beachten?

• Zertifikate müssen regelmäßig erneuert werden (meist jährlich).
• Nicht alle Programme unterstützen S/MIME gleich gut.
• Die Nutzung kann für Empfänger:innen ohne Zertifikat aufwendig sein.

zertmail. kombiniert die bewährte Sicherheit von S/MIME mit moderner Usability – ideal für Unternehmen, die Verschlüsselung einfach und rechtskonform in den Arbeitsalltag integrieren möchten. Dabei übernimmt zertmail. die komplette Verwaltung und automatische Erneuerung der S/MIME-Zertifikate, sodass für Ihre IT kein zusätzlicher Aufwand entsteht und die Kommunikation stets abgesichert bleibt.

Fazit: S/MIME ist der Standard – und zertmail. die beste Lösung dafür.

S/MIME gilt zu Recht als Goldstandard der E-Mail-Verschlüsselung. Es schützt zuverlässig vor Datenlecks und unerlaubtem Zugriff – und hilft dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Nutzen Sie S/MIME-Verschlüsselung mit zertmail., um DSGVO-, NIS-2- und GTelG-konform zu kommunizieren – einfach, sicher und ohne Aufwand. Sie möchten Ihre E-Mail-Kommunikation endlich sicher gestalten? Dann ist zertmail. die richtige Lösung für Ihr Unternehmen. Jetzt Kontakt aufnehmen Sie sind IT-Dienstleister oder betreuen Kund:innen mit hohem Datenschutzbedarf? Werden Sie zertmail.-Partner und profitieren Sie von Sonderkonditionen: Mehr erfahren & Partner werden